Kellő tudatossággal hatékonyan szervezhető a munkavégzés, így nem kell a határidők miatt aggódni. Egyszerűbb a feladatokra fókuszálni. További érdekességek olvashatóak a vállalkozásokkal és a pénzügyekkel kapcsolatban a Billingo időgazdálkodásról szóló blogbejegyzésében.

Pomodoro technika

Érdemes megismerkedni a Pomodoro technikával, melynek folyamata a következő lépésekből áll. Először ki kell választani az adott feladatot, amit feltétlenül el kell végezni, és a teljes figyelmet rá kell szentelni. Amíg nincs elvégezve, addig nem szabad válaszolni az e-mailekre, vagy éppen felvenni a telefont.

A feladatra szánt idő ne legyen több 25 percnél, segítségül beállítható egy emlékeztető a telefonon. Ezután következzen egy 5 perces szünet, hogy pihenni tudjon az agy. Ezt követően jöhet az újabb feladat, melyre szintén 25 percet kell szánni. Továbbá a negyedik 25 perces feladat elvégzése után mindig érdemes 15-20 perc szünetet tartani.

Fontos és sürgős mátrix

A következő hatékonysági módszer a fontos és sürgős mátrix. Ennek során az elvégzendő feladatokat négy kategóriába kell sorolni. Az első kategóriába tartoznak a fontos és sürgős feladatok, a másodikba a fontos, de nem sürgős, a harmadikba a nem fontos, de sürgős tartozik, illetve a negyedik kategória a nem fontos, nem sürgős feladatoké.

A fontos és sürgős feladat például a határidős munka. A fontos, de nem sürgős feladat például a kapcsolatépítés. A nem fontos, de sürgős feladat például az e-mailekre való válaszolás. A nem fontos és nem sürgős feladat például egy értelmetlen meeting.

GTD technika, Pareto elemzés, produktivitás zóna

A következő a GTD technika, amelynek során minden nap meg kell írni, hogy milyen teendőket kell elvégezni. Ezt követően pedig az egyszerűbb feladatokkal kell kezdeni, a bonyolultabbakat pedig kisebb egységekre kell osztani.

Mindemellett a Pareto elemzés is a hasznos módszerek közé sorolható, amit 80/20-as szabálynak is szoktak nevezni. Ez azt jelenti, hogy a feladatok 80 százalékát az idő 20 százalékában is el lehet végezni, míg a fennmaradó 20 százalék elvégzése kiteszi az idő 80 százalékát. Ez röviden annyit jelent, hogy a munka 20 százaléka képezi a 80 százalékát az eredményeknek.

Továbbá mindenkinek feltétlenül érdemes megismernie a saját produktivitás zónáját. Mindenki más típus, vannak, akik a korai órákban, és vannak, akik a késői órákban aktívabbak. Teljesen eltér, hogy ki, mikor hatékony igazán a munka terén. Mindenképpen érdemes megfigyelni, hogy mikor van a produktivitás zóna, és akkorra időzíteni a nagy odafigyelést igénylő feladatokat.

(Szponzorált tartalom)