A színes nyomtatás területén alapvetően két fő technológia versenyez egymással: a tintasugaras és a lézeres. A tintasugaras nyomtatók általában alacsonyabb beszerzési árral és kiváló fotóminőséggel csábítanak, ami előnyös lehet kisebb irodák számára. Ugyanakkor a lapköltségük magasabb lehet, és a nyomtatási sebességük gyakran elmarad lézeres társaikétól. Ezzel szemben a lézernyomtatók gyorsabbak, szöveges dokumentumok nyomtatásában verhetetlenek, és általában kedvezőbb lapköltséget kínálnak nagyobb mennyiségű nyomtatás esetén, noha a kezdeti beruházás általában magasabb.

A várható nyomtatási mennyiség kulcsfontosságú tényező a döntés során. Egy kisebb iroda, ahol csak alkalmanként van szükség néhány színes oldalra, valószínűleg jól elboldogul egy strapabíróbb tintasugaras modellel vagy egy belépő szintű lézernyomtatóval. Ha viszont napi szinten több száz vagy ezer oldalt kell nyomtatni, akkor egyértelműen a nagyobb terhelhetőségű, professzionális lézernyomtatók vagy a kifejezetten üzleti felhasználásra tervezett, tartályos tintasugaras rendszerek jelentik a gazdaságos és megbízható megoldást. Mindig ellenőrizd a gyártó által megadott ajánlott havi terhelhetőséget (duty cycle), hogy a választott eszköz bírja a tempót.

Funkcionalitás és csatlakoztathatóság

Manapság egy irodai nyomtatótól sokkal többet várunk el, mint hogy egyszerűen csak papírra vesse a digitális dokumentumokat. Gondold végig, hogy a nyomtatáson kívül milyen egyéb funkciókra lehet szükségetek a mindennapokban. Sok készülék ma már multifunkciós (MFP), azaz a nyomtatás mellett szkennelési, másolási és akár faxolási lehetőséget is kínál egyetlen kompakt eszközben, ami helyet és költséget takaríthat meg. Mielőtt azonban egy ilyen kombó mellett döntenél, mérlegeld reálisan, hogy ezeket a kiegészítő funkciókat valóban rendszeresen használnátok-e.

Az irodai környezetben elengedhetetlen a megfelelő csatlakoztathatóság, hiszen ritkán fordul elő, hogy csak egyetlen számítógépről kell nyomtatni. Az alap USB csatlakozás mellett keresd az Ethernet (vezetékes hálózati) portot, amely stabil és gyors kapcsolatot biztosít a helyi hálózaton keresztül minden csatlakoztatott munkaállomás számára. Egyre népszerűbb a Wi-Fi (vezeték nélküli) kapcsolat is, amely nagyobb rugalmasságot ad a nyomtató elhelyezésében és lehetővé teszi a laptopokról, sőt, mobil eszközökről történő egyszerű nyomtatást is. Ellenőrizd a mobilnyomtatási szabványok (pl. AirPrint, Mopria) és a gyártói alkalmazások támogatását.

Ne feledkezz meg a biztonsági szempontokról sem, amelyek egy irodai környezetben kiemelten fontosak lehetnek, különösen bizalmas adatok kezelésekor. Keress olyan modelleket, amelyek támogatják a biztonságos nyomtatást (pl. PIN kódos védelemmel), a felhasználói hozzáférés-vezérlést vagy a hálózati biztonsági protokollokat (pl. SNMPv3, IPsec). Bizonyos fejlettebb készülékek titkosítják a nyomtatási feladatokat és a tárolt adatokat is, így védve az érzékeny információkat az illetéktelen hozzáféréstől. Ezek a funkciók segítenek megfelelni az adatvédelmi előírásoknak is.

A költséghatékonyság mindenekfelett

Amikor nyomtatót választasz, könnyű csak a kirakatban látott vételárra koncentrálni, pedig a teljes kép ennél sokkal árnyaltabb. Érdemes a teljes élettartamra vetített költséget (TCO - Total Cost of Ownership) figyelembe venni, ami magában foglalja nemcsak a beszerzési árat, hanem a festékpatronok vagy tonerek, a papír, az energiafogyasztás és az esetleges karbantartás költségeit is. Gyakran előfordul, hogy egy olcsóbbnak tűnő készülék üzemeltetése hosszú távon sokkal többe kerül, mint egy drágább, de gazdaságosabb modellé.

Az egyik legjelentősebb költség a kellékanyagok ára, ezért alapvető fontosságú a lapköltség kiszámítása. Ezt úgy teheted meg, hogy elosztod a festékkazetta vagy toner árát a gyártó által megadott kapacitással (hány oldal nyomtatására elegendő). Figyelj oda, hogy a gyártók általában 5%-os lefedettségre adják meg a kapacitást, ami egy átlagos szöveges oldalnak felel meg; színes, grafikus oldalak nyomtatásakor ez jelentősen csökkenhet. Keresd a nagy kapacitású (XL vagy XXL) patronokat/tonereket, amelyek általában kedvezőbb lapköltséget biztosítanak, vagy fontold meg a gyártói tintatartályos rendszereket, amelyek kiemelkedően alacsony lapköltséget kínálnak.

Márkák és modellek

Amikor már tisztában vagy az igényekkel, a szükséges funkciókkal és a költségkerettel, elérkezik az idő, hogy elmerülj a konkrét márkák és modellek között. A piacon számos neves gyártó versenyez a vásárlók kegyeiért; többek között a HP, Canon, Epson, Brother, Xerox és még sokan mások, mindegyiküknek megvannak a maga erősségei és gyengeségei az irodai színes nyomtatás területén.

Mielőtt meghoznád a végső döntést, győződj meg róla, hogy a kiválasztott nyomtató kompatibilis az irodában használt számítógépek operációs rendszereivel (Windows, macOS, esetleg Linux) és a meglévő hálózati infrastruktúrával. Ellenőrizd a szükséges illesztőprogramok (driverek) elérhetőségét és telepítésük egyszerűségét. Egy bonyolult beüzemelési folyamat vagy a nem megfelelő szoftveres támogatás később sok bosszúságot okozhat, ezért fontos, hogy a nyomtató zökkenőmentesen integrálható legyen a meglévő informatikai környezetbe.

(Szponzorált tartalom)