Három hatékony módszer a Google Dokumentumok kezeléséhez, ami megkönnyíti a munkánkat

2022 / 12 / 10 / Bobák Zsófia
Három hatékony módszer a Google Dokumentumok kezeléséhez, ami megkönnyíti a munkánkat
Hogyan töltsük le a dokumentumba integrált képeket? Hogyan vegyük rá a kollégákat, hogy automatikusan másolatot készítsenek, mikor átküldjük nekik a doksit? És mit tegyünk, ha gyorsabban szeretnénk megfogalmazni a hosszú szövegeket?

A Google felhőalapú szolgáltatása, a Google Dokumentumok, akárcsak a Microsoft Word szerkesztője, könnyen kezelhető és számos funkcióval rendelkező program, amelyet évről évre több új kiegészítő feature-rel bővítenek, de a jól ismert eszközök mellett léteznek talán kevésbé gyakran használt, de időnként mégis igen hasznos funkciók, amelyek megkönnyíthetik a munkánkat és a dokumentumok kezelését.

Képek letöltése a Docs-ból

Amennyiben egy kapott szöveges dokumentumba képeket is integráltak, de ezeket a szövegtől elkülönítve szeretnénk használni, értelemszerűen nem elég magát a dokumentumot letölteni, hanem külön kell választanunk a képeket a szövegtől. A megoldás nem bonyolult és pár lépéssel elvégezhető: egyszerűen más formátumba kell menteni a fájl.

Először nyissuk meg a kérdéses dokumentumot, majd keressük ki a menüből a mentési opciót. A mentés másként menüponton belül (mobilról megnyitva ezt a felső jobb oldali menüben találjuk, a megosztás és exportálásra kattintva) számos lehetőség közül választhatunk, többek között rendelkezésre áll a Microsoft Word (.docx), a PDF dokumentum (.pdf) vagy a Rich Text (.rtf) formátum is, de nekünk nem ezekre lesz szükségünk, hanem a Weboldal (.html, tömörített) verzióra. Klikkeljünk rá és mentsük el a dokumentumot, ami ilyenkor automatikusan zip fájlként kerül mentésre. Mivel a tömörített fájlt megtekintés előtt valahogy ki is kell nyitnunk, szükségünk lesz egy kibontás végző programra, bár a használt eszközön is múlik, hogy ezt honnan szerezhetjük be. A Chromebookon például rendkívül egyszerűen zajlik a folyamat: a fájlt megnyitva jobb egérgombbal kattintás, majd az összes kibontása opció választása és már ki is csomagoltuk a mappában lévő összes tömörített fájl.

Ha nem Chromebookon végezzük a feladatot, hanem más eszközön vagy akár okostelefonon, akkor a letöltési mappából előkeresve egy zip kicsomagolására alkalmas külön programmal kell megnyitnunk a fájlt, ha nincs ilyen program telepítve a PC-nkre vagy telefonunkra, akkor töltsünk le egyet: androidos mobilokon például a Play áruházból ingyen beszerezhető Files by Google nyújthat segítséget.

A Files program használata sem bonyolult: a kellő engedélyek megadása után a program eléri az összes tárolt képet, videót, dokumentumot és minden egyebet a telefonunkon, így az alkalmazás böngészőjében (browser) tallózhatunk a mappáinkban található fájlok között: keressük ki a megnyitni kívánt doksit, majd kattintsunk a kicsomagolás opcióra. A program ekkor még egyszer rákérdez, hogy el akarjuk-e végezni a megkezdett műveletet, és egyúttal listázza az összes fájl, amit a mappában talált, különböző kategóriák szerint. Ha a kicsomagolás opcióra klikkelünk, a képek JPG formátumban kerülnek tárolásra, a szövegtől elkülönítve, így már önállóan kezelhetjük őket.

Dokumentumok küldése módosított linkkel

Amennyiben szeretnénk megosztani kollégáinkkal, ismerőseinkkel a dokumentumainkat, illetve biztosítani akarjuk számukra a lehetőséget, hogy dolgozhassanak az adott fájlon, akkor nem a dokumentum átküldése az egyetlen lehetőségünk, elegendő egy linket postázni nekik. A linkre kattintva nekik kell letölteniük saját eszközükre a küldeményt, másképp nem férhetnek hozzá. De hogyan készítsünk ilyen linket?

Először is nyissuk meg a kérdéses fájlt a Google Drive-ban, majd másoljuk ki az URL-t a címsorból. Ha simán a Dokumentumok alkalmazásban nyitjuk meg, az is megfelelő, ekkor a menüben a link másolása opciót válasszuk. Mobilon ezt a dokumentum felső jobb sarkában található három pontra kattintva, a megosztás és exportálás alatt érhetjük el. Ezután nyissuk meg az általunk használt e-mail küldő szolgáltatást, majd illesszük be a linket.

A link vége felé találunk egy edit (szerkesztés) szót, amit ki kell törölnünk, a helyére írjuk be a copy kifejezést.

Ezután küldjük el a levelet, de ne felejtsük el, hogy engedélyeznünk kell a hozzáférést mások számára, vagyis osszuk is meg a dokumentumot. Ehhez a megosztás és exportálás menüponton belül az emberek és linkek kezelésére kattintva az általános hozzáférés módosítását kell elvégeznünk - amennyiben a link birtokában bárki opciót választjuk, nem kell külön megadnunk minden egyes személy nevét.

A fogadó fél az e-mailben lévő linkre kattintva nem tudja automatikusan megnyitni vagy letölteni a fájlt, hanem egy üzenettel találkozik, ami arra utasítja, hogy készítsen másolatot a dokumentumról. Ha rákattint a másolat készítése opcióra, elvégezheti a műveletet és már dolgozhat is a másolaton. Ha véletlenül időközben a kukába kerül a fájl a saját meghajtónkon, akkor sincs baj, egészen addig, amíg végleg nem töröljük, a másolat mások számára elérhető marad. Amit még fontos tudni ezzel a lehetőséggel kapcsolatban, hogy csak PC-n működik, mobiltelefonon a linkre kattintva simán megnyitja a dokumentumot a program.

Egyszerűbb, gyorsabb gépelés

A szövegek helyettesítésével sokkal gyorsabban tudunk bizonyos hosszú kifejezéseket megfogalmazni és ezzel jelentősen gyorsíthatjuk a gépelést. Erre, mobiltelefonról használva a Docs-ot, a szövegbevitelnél automatikusan lehetőség nyílik, a billentyűzet feletti sorban megjelenő javaslatok révén: a SwiftKey rendszere az alapvető, gyakran használt szavakat és kifejezéseket, valamint a korábban szerkesztett dokumentumokból "tanulva" a már begépelt szövegrészleteket írás közben felajánlja. Így könnyebbé válhat dolgunk írás közben, ha hosszabb kifejezéseket használunk, sőt, a javaslat beillesztést automatizálhatjuk is:

ha ezt választjuk, a középső javasolt szó automatikusan bekerül a szövegbe, amennyiben a szóközre kattintunk.

De a javaslatok közé saját magunk is beilleszthetünk új szavakat és azt is megadhatjuk, hogy milyen rövidítést cseréljen le a rendszer a hosszabb verzióra.

Először is (mobilon megnyitva) a szerkesztés alatt álló dokumentumokban a billentyűzet feletti menüsor jobb oldalán található három pontra kattintsunk, ekkor megjelenik a témák, módok, elrendezések és egyéb opciók mellett a beállítások menüpont is. Erre kattintva a Microsoft SwiftKey beállításaihoz jutunk, ahol a listából kiválaszthatjuk a nagy számú bevitel lehetőséget. Klikkeljünk a vágólapra, majd az új kivágás másolása opcióra. Ekkor megjelenik egy ablak, amelyben a klip tartalmát és a parancsikont adhatjuk meg. Előbbi a hosszabb (vagy akár rövidebb) szöveg, ami a javaslatok között fog megjelenni, utóbbi az a kifejezés, amelyet begépelve a program automatikusan felismeri és lecseréli a klip tartalmára. A cseréhez nem is szükséges gépelés közben a javasolt szóra kattintani, elég egy szóközt beilleszteni.

A SwiftKey funkciója mellett a Google Docs saját menüjében is találhatunk a szerkesztést könnyítő funkciót: ez a keresés és csere, amivel a teljes dokumentumban használt bizonyos szavakat cserélhetjük le valami másra, anélkül, hogy egyenként kellene megkeresnünk a kérdéses kifejezéseket, átfésülve az egész szöveget. A Dokumentumok menüjében található keresés és csere opcióra kattintva beírhatjuk a keresendő szót, majd eldönthetjük, hogy csak az elsőként kijelölt szót, vagy a doksiban lévő összes előfordulását helyettesítjük-e valami mással. A szó kijelölése után, amit automatikusan elvégez a rendszer, az oldalsó menüben a cserére klikkelve beírhatjuk azt a kifejezést, amire cserélni akarunk, majd a program el is intézi a munka további részét helyettünk.

Ez a funkció lehetőséget ad az egyszerűbb javításra, de akár a gépelés gyorsítására is használhatjuk, ha utólag cserélünk le egy rövidebb szót hosszabbra (például a szövegbe a gd betűket használjuk, majd utólag cseréljük le a Google Dokumentumok névre).

(Borítókép: Getty Images/Galeanu Mihai)

Így lehet nagy fájlokat, fotókat mozgatni Android telefonok közt, netkapcsolat nélkül Nagyon kényelmes, cserébe csak néhány koppintás beállítani.


Így lettek a szexuális játékszerekből digitális kütyük
Így lettek a szexuális játékszerekből digitális kütyük
Lassan már senkit sem lep meg, hogy egy intim segédeszköznek legalább olyan jól kell tudnia csatlakoznia a wifihez vagy egy telefonhoz, mint a viselőjéhez, használójához.
Az óceánok mélyén mérgező tengeri nyuszik élnek
Az óceánok mélyén mérgező tengeri nyuszik élnek
A Jorunna Parva valójában egy tengeri csiga fajta, melynek kémiai vegyületeket detektáló antennái nyuszifülekre hasonlítanak. Az apró, két centiméteres élőlények étrendjüknek köszönhetően rendkívül mérgezőek és mindössze néhány hónapig élnek.
Ezek is érdekelhetnek
HELLO, EZ ITT A
RAKÉTA
Kövess minket a Facebookon!
A jövő legizgalmasabb cikkeit találod nálunk!
Hírlevél feliratkozás

Ne maradj le a jövőről! Iratkozz fel a hírlevelünkre, és minden héten elküldjük neked a legfrissebb és legérdekesebb híreket a technológia és a tudomány világából.



This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.